Whistleblowing

Idea whistleblowing wiąże się z poczuciem odpowiedzialności za najbliższe otoczenie, jakim jest miejsce pracy. W Credit Agricole Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. oraz CA Życie Towarzystwo Ubezpieczeń  S.A. (Dalej: Ubezpieczyciel, TU) obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, która opisuje w szczególności zasady:

·       zgłaszania naruszeń, których można również dokonać w sposób anonimowy,

·       prowadzenia postępowań wyjaśniających,

·       ochrony sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Postanowienia procedury oparte są na obowiązujących przepisach prawa i obejmują w szczególności przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Sygnalista

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie, o którym dowiedziała się w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być np.:

                    1)          pracownik;

                    2)          pracownik tymczasowy;

                    3)          osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

                    4)          prokurent;

                    5)          akcjonariusz lub wspólnik;

                    6)          osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

                    7)          stażysta/wolontariusz/praktykant.

Sygnalistą może być również osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego łączącego ją z Ubezpieczycielem, lub już po ich ustaniu.

Zgłoszenie naruszenia

Zgłoszenie naruszenia to zgłoszenie:

·       informacji o naruszeniu prawa, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w TU, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,

·       informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w TU procedur i standardów etycznych, które zostały ustanowione przez TU między innymi na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

Naruszeniem prawa podlegającym zgłoszeniu w ramach procesu whistleblowing, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące dziedzin określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.

Zabronione są jakiekolwiek działania mające na celu utrudnienie lub uniemożliwienie sygnaliście zgłoszenie naruszenia.

Zgłoszenie naruszenia w kanale whistleblowing nie ogranicza możliwości korzystania z innych dostępnych kanałów służących zgłaszaniu zidentyfikowanych nieprawidłowości.

Kanał whistleblowing nie jest przeznaczony dla klientów TU, którzy chcieliby złożyć reklamację. Reklamacje można składać za pomocą dedykowanych do tego celu kanałów kontaktu z TU.

Sposoby dokonywania zgłoszeń

W celu umożliwienia dokonywania zgłoszeń TU udostępnia poniższe kanały zgłoszeń. Kanały zapewniają pełną anonimowość sygnalisty.

Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane:

·       za pomocą dedykowanej platformy grupowej BKMS dostępnej pod adresem:

https://www.bkms-system.com/bkwebanon/report/clientInfo?cin=3CAgr18&c=pl&language=pol,

lub

·       w formie pisemnej na adres siedziby Spółki:

CA Życie Towarzystwo Ubezpieczeń S.A.

lub

Credit Agricole Towarzystwo Ubezpieczeń S.A.

ul. Legnicka 48 bud. C-D

54-202 Wrocław

W systemie BKMS sygnalista może utworzyć skrzynkę pocztową, aby koordynator postępowania miał możliwość skontaktowania się z sygnalistą. Założenie skrzynki nie jest obowiązkowe.

Postępowanie wyjaśniające

Po wpłynięciu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu wykonuje następujące działania:

1) Dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia.

Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, jeżeli z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być one w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość

2)      Decyduje o nadaniu statusu sygnalisty.

Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary).

3)      Potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

W oparciu o zgłoszenie prowadzone jest wewnętrzne postępowanie wyjaśniające.

Sygnalista otrzymuje informację o sposobie załatwienia sprawy, jeżeli sygnalista podał dane do kontaktu. Następuje to w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania sygnaliście potwierdzenia otrzymania zgłoszenia – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Ochrona sygnalisty

TU zapewnia sygnaliście ochronę od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia oraz że stanowi informację o naruszeniu.

TU dba o to, by wobec sygnalisty nie były podejmowane działania odwetowe albo próby lub kierowane groźby zastosowania takich działań. Przykładowy katalog takich działań określa ww. ustawa.

Poufność

TU przestrzega zasady poufności od momentu otrzymania zgłoszenia o naruszeniu. Obowiązek zachowania poufności dotyczy tożsamości sygnalisty, tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie, tożsamości innych osób biorących udział w postępowaniu oraz wszelkich innych informacji objętych treścią zgłoszenia i postępowaniem wyjaśniającym. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób. Obowiązek zachowania poufności trwa również po zakończeniu postępowania wyjaśniającego.

Zgłoszenie zewnętrzne

Zgłoszeniem zewnętrznym jest przekazanie informacji o naruszeniu prawa do Rzecznika Praw Obywatelskich, do organu publicznego lub do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego.

Przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów dotyczące możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wchodzą w życie w dniu 25 grudnia 2024 r.

Ujawnienie publiczne

Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego. Ujawnieniem publicznym jest podanie informacji o naruszeniu prawa do publicznej wiadomości.

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:

·       zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a TU ani organ publiczny nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej w wymaganym terminie

lub

od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej w wymaganym terminie.

chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

·       naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności, gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody lub

·       dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe lub

·       w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy (takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu).